PARA ORGANIZAR BIEN UN EVENTO… ¿”CÓMO” LO HAGO PARA CUMPLIR EL OBJETIVO?
El “Cómo”, o lo que es lo mismo la producción del evento, consiste en materializar el “Qué” para los “Quien” que acudan a nuestro evento; implica coordinar todos los servicios que contratemos (todos los “¿Qué?”) para que cumplan el objetivo final del evento.
Sería muy largo pormenorizar todos los servicios contratables y recomendarte cómo gestionar la producción de cada uno de ellos. Pero sí que podemos reseñar los más habituales, para que te sirvan como lista de repaso de las necesidades que puedes tener en tu evento y valores cuál te va a hacer falta y cuál no:
- Audiovisuales: pantallas, megafonía, escenario, iluminación, micrófonos (de mano, de diadema), ordenador…
- Mobiliario: sillas, mesas, sofás, trasera…
- Decoración: flores, photocall…
- Catering: coctel de pie, puestos de comida fijos, comida sentados en mesa, coffee break, finger buffet…
- Azafatas: según el apoyo de personal que necesites.
- Fotógrafo o videógrafo: para recoger los momentos importantes del evento.
Una vez tenemos cerrado todo lo que está implicado en el evento podemos preparar la escaleta.
La escaleta no es ni más ni menos que una agenda pormenorizada, en la que se recoge ordenadamente qué pasa en cada intervalo de tiempo, quién actúa, quien es el responsable, dónde se realiza, … El mero hecho de prepararla y verificar cada uno de sus pasos, te va a ayudar a ver qué falta, qué puede fallar, cómo vas a controlar el tiempo, la ayuda externa que puedas necesitar, etc.
La escaleta puede ser general, la que se aplica a todo el evento, o específica, la que se realiza para partes determinadas del mismo, como por ejemplo la de montaje para el técnico de audiovisuales.
Como puedes ver, el “Cómo” implica dedicación y tiempo, y es una parte fundamental para el buen funcionamiento del evento.
Unos consejos para que el “Cómo” salga bien, y que te proponemos amparados en la experiencia de un gran número de eventos realizados en nuestros espacios:
- Cuando selecciones un servicio por primera vez, asegúrate de que responde a la necesidad de tu evento. Ve vídeos del proveedor, busca opiniones, propón que te inviten a algún evento donde presten ese servicio….
- Antes del evento, pruébalo TODO. Al menos todo lo que puedas (la luz, el sonido, la imagen, el ordenador, las presentaciones de los ponentes, la traducción simultánea…) en especial todo lo que tenga que ver con la parte técnica porque si ves que algo falla, en ese momento todavía vas a tener tiempo para solventarlo o sustituirlo.
- No escatimes presupuesto en la contratación de los técnicos (generalmente los de audiovisuales) en el horario del evento. Por desgracia, suele ocurrir que algo falla en el momento más complicado y si hay un técnico detrás, podrás resolverlo.
- Cuidado con la duración del evento y la de cada una de las partes en que se divide. Ten en cuenta que, si no lo controlas férreamente, el evento se va a alargar inevitablemente.
En un futuro post, retomaremos este “Cómo” con un ejemplo de un caso real, para que puedas ver la producción del evento en ese caso particular, con los servicios que se hayan contratado.
¡Hasta el próximo post!
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